Подключаем к В2В-системе
электронного документооборота (EDI)
Ваша страна:

280417

Десятки тысяч компаний в России используют электронный обмен данными (EDI), а это в свою очередь миллионы документов в год. Внедрение технологий электронного документооборота во многом обосновано такими значениями, как экономия времени при передаче информации, сокращение издержек на бумаге, курьерских услугах и т.д. Однако, даже с учетом этого, вопрос внедрения остается в повестке дня многих предпринимателей. Как начать и с чего, беспокоит немалую часть бизнес-сообщества страны. В связи с этим мы решили поэтапно разобрать все детали подключения EDI.

Прежде всего, надо выбрать провайдера. Здесь необходима внимательность и тщательная проработка поставленной задачи.

Во-первых, технологическое оснащение EDI-провайдера должно быть на высоком уровне. Учетные системы, используемые в компаниях, иногда отличаются друг от друга, важно чтобы у провайдера для каждой из них было оптимальное решение. Ведь чтобы система работала без сбоев, к ней надо подобрать правильный ключик. Основная нагрузка здесь ложится на технических специалистов, именно они должны оценить возможности провайдера. Так как в дальнейшем им предстоит помогать провайдеру настраивать весь технологический процесс и общаться в случае возникновения вопросов.

Во-вторых, желательно наличие пакета комплексных услуг. Хороший провайдер помимо EDI предлагает и услуги электронного документооборота (ЭДО). В настоящее время, учитывая изменения в законодательстве и требования налоговых органов об электронной отчетности, это является очень важным критерием при выборе. Кроме того, наличие дополнительных сервисов может послужить еще одним плюсом в пользу провайдера.

На третье место можно поставить техническую поддержку. В идеале она должна работать 24 часа в сутки и 365 дней в году. Если принять данное условие за 100%, то чем ближе реальный процент к этой цифре, тем надежнее провайдер.

Большую роль играет, конечно, опыт компании, положение на рынке и стоимость ее услуг. Но этот пункт, как говорится, уже на собственное усмотрение.

Выбор сделан, теперь за дело берется провайдер. Он детально изучит бизнес-процесс и предложит варианты подключения. В общей практике их два:

- с использованием web-платформы. Провайдер электронного документооборота на своей площадке открывает пользователю личный кабинет, вход в который осуществляется по стандартным правилам сети Интернет с помощью логина и пароля. Такой подход имеет как свои плюсы, так и минусы. Плюсы заключаются в простоте и быстроте подключения такой услуги. Оставляется стандартная заявка, провайдер ее обрабатывает и предоставляет полноценный доступ к системе электронного документооборота. Минусы к сожалению тоже присутствуют – такой способ не позволит максимально автоматизировать документооборот, так как в любом случае придется иметь отдельную веб-зону для входа в учетную запись. И чтобы обработать большое количествово данных придется очень постараться, так как загрузка в веб-интерфейсе все-таки ограничивается ресурсами.

- с интеграцией в учетную систему (УС) пользователя. Провайдер ЭДО устанавливает на компьютер пользователя программный модуль, который позволяет отправлять все данные с помощью EDI прямо из учетной системы.

Процесс подключения напрямую зависит от учетной системы и может занимать от получаса, если УС – типовая, до нескольких дней, если используется УС собственной разработки. Обучение сотрудников проходит в онлайн-режиме и не занимает много времени.

Очевидно, что интеграция позволяет максимально автоматизировать весь процесс обработки данных во взаимодействии с контрагентами. Однако на установку такой конфигурации придётся заложить определённое время, т.е. немного подождать, чтобы провайдер провел все работы по интеграции EDI c ERP заказчика на качественном уровне.

Поэтому, если исправлять ошибки в одном и том же счете-фактуре приходится неоднократно, а согласовывать поставку с отделом закупок получается только на повышенных тонах, то, очевидно, настала пора задуматься о переходе на электронный обмен данными.

Добро пожаловать в мир EDI!

Хотите узнать больше? Закажите обратный звонок!

Наши специалисты в кратчайшие сроки свяжутся с вами и ответят на все интересующие вас вопросы

Пожалуйста, введите ваше имя

Пожалуйста, введите номер телефона.

Неверный ввод